העובד משלם מכיסו עבור הוצאה שבגינה הוא זכאי לקבלת החזר הוצאות מהמעסיק (חניה, דלק, נסיעה, ארוחה).
לאחר קבלת החשבונית, העובד פותח את האפליקציה בנייד שלו ומצלם את החשבונית.
החשבונית עוברת למצב המתנה במערכת הניהול בהתאם להגדרות שנקבעו מראש על ידי המעסיק לעובד הספציפי.
החשבוניות נצברות במערכת עבור כל עובד, ובסוף החודש המנהל המאשר מבצע תהליך קצר של בקרה ואישור להוצאות שהוגשו במהלך החודש בגין כל העובדים הכפופים לאישורו במערכת. לאחר תום תהליך האישור , תוצאות התהליך נשלפות מהמערכת ומוזנות בלחיצת כפתור לתוכנת השכר ומשם לתלוש השכר לצורך זיכוי העובדים בהחזרים שאושרו.